W biznesie automatyzacja procesów ma znaczenie. Przemyślana, pozwala przyspieszyć wykonywanie działań i ogranicza pole do błędu wynikającego z pośpiechu, czy rozkojarzenia. Mówiąc krótko: jeżeli chcemy zachować konkurencyjność w 2025, to często trzeba się tego nauczyć.

Salesforce Flow- geneza

Jeżeli pracujesz na aplikacjach biznesowych Salesforce masz w rękach szereg narzędzi, które są rozwijane od wielu lat. W tym tekście skupimy się na Flow, najmłodszym i jednocześnie najpotężniejszym z nich. Skierowane jest do biznesu, nie wymaga znajomości języków programowania i pozwala na budowanie złożonych – czasem zaskakująco – procesów.

Jego popularność wśród użytkowników Salesforce jest ugruntowana. W 2022, codziennie wykonywanych było 44 miliardy Flow. Myślę, że wiele osób zainteresuje też inny ciekawy fakt: Salesforce udostępnia bibliotekę ponad 900 szablonów automatyzacji Flow, podzielonych na różne branże i dostarczanych za pośrednictwem AppExchange.

Rzućmy więc okiem na Salesforce Flow: jego możliwości i przypadki użycia, żeby wyrobić sobie intuicję na temat tego narzędzia.

Czym jest Salesforce Flow?

W prostych słowach Flow to aplikacja utworzona przez administratora Salesforce, która prosi o podanie danych wejściowych i wykonuje pewne czynności w Salesforce, a następnie zwraca dane wyjściowe.

Flow budujemy za pomocą Flow Builder. Jest to narzędzie deklaratywne, co oznacza, że użytkownicy mogą definiować logikę działania automatyzacji bez konieczności pisania kodu – po prostu przeciągamy kafelki po ekranie. Dlatego na automatyzacje we Flow nie czekamy miesiącami. Czas do osiągnięcia wartości zmiany (time-to-value) jest tu po dobrej stornie mocy.

Dla biznesu ważne może być również to, że Flow Builder pozwala nam zbudować katalog automatyzacji wraz z historią zmian. To z kolei obniża koszty utrzymania i modyfikacji naszych pomysłów.

Salesforce przygotował kilka kategorii Flow z myślą o konkretnych zastosowaniach. W warunkach bojowych nie wykorzystuje się wszystkich. Popatrzmy na nie krótko, żeby wyrobić sobie lepszą intuicję na temat działania narzędzia.

• Screen Flow pomaga w budowaniu ekranów, które przeprowadzają nas przez wybrany proces i prowadzą za rękę do celu.
• Schedule-Triggered Flow uruchamia się automatycznie w zaplanowanym czasie, idealny do cyklicznych zadań, takich jak aktualizacje danych.
• Autolaunched Flow działa w tle bez interakcji z użytkownikiem, uruchamiany przez określone zdarzenie, takie jak sygnał z systemu zewnętrznego.
• Record-Triggered Flow jest wyzwalany przez operacje na rekordzie (utworzenie, aktualizacja lub usunięcie), oferując dużą elastyczność w automatyzacji.
• Platform Event-Triggered Flow aktywuje się po otrzymaniu komunikatu o zdarzeniu z platformy Salesforce lub aplikacji zewnętrznej
• Template-triggered Prompt Flow aktywowany jest przez Agenta AI, służy za jego narzędzie pracy

Przykład zastosowania Salesforce Flow

Problem z narzędziami takimi jak Flow to ograniczenia wynikające z naszej wyobraźni. Dlatego przy wybieraniu dobrych procesów do automatyzacji warto usiąść wspólnie i poszukać zadań/czynności, które sprawiają trudność – takie, gdzie trzeba poszukać dobrego pola, gdzie trzeba przełączać się między okienkami lub aplikacjami, w końcu takie, gdzie nasi koledzy się po prostu gubią i frustrują.

Zobaczymy jakie przykłady podali użytkownicy Salesforce, forum na którym wielu profesjonalnych użytkowników wymienia się spostrzeżeniami.

Przykład: Automatyczny kalkulator prowizji i proces na koniec miesiąca.

Sprzedaż: Kalkulator uruchamia się po zamknięciu każdej okazji handlowej i pokazuje przedstawicielom na koniec, ile zarobili na okazji oraz ile im zostało do celu.

Każdy przedstawiciel ma również raporty, które pokazują należne mu wypłaty. Wypłaty dokonujemy na podstawie momentu zamknięcia transakcji (30%) i momentu uruchomienia klienta (70%). Gdy te kamienie milowe zostaną osiągnięte, ich raporty używają formatowania warunkowego, aby wyróżnić je na zielono.

Finanse otrzymały screen flow, który prowadzi zespół przez zamykanie prowizji z poprzedniego miesiąca i automatyczne dystrybuowanie raportów z nowych miesięcy do przedstawicieli za pośrednictwem Slacka.

Przykład: AI do normalizacji danych

Nazwy kontraktów organizujemy w kategorie, aby je znormalizować w celu wsparcia działań marketingowych. Oznacza to, że każda zamknięta okazja handlowa generuje kontrakt, który przejmuje jej nazwę.

Ten kontrakt dostaje odpowiednią kategorię. Używamy tego Flow odpytującego ChatGPT, aby znormalizować tytuły w kategoriach, ponieważ bardzo trudno było poradzić sobie z nieustrukturyzowanym tekstem do pogrupowania.

Przyszłość i znaczenie Salesforce Flow

Śmiało można powiedzieć, że Flow to główny kierunek dla automatyzacji w Salesforce i przyszłość narzędzia rysuje się w jasnych barwach. Wszystkie znaki wskazują, że Salesforce planuje wycofanie Workflow Rules i Process Buildera (to poprzednicy Flow, narzędzia ciągle dostępne w systemie ze względu na zobowiązanie Salesforce do utrzymania zgodności systemu w czasie). Już teraz Flow oferuje znacznie większą elastyczność i możliwości, oraz jest aktywnie rozwijany.

Bardzo ważne jest również to, że Flow jest głównym elementem Agentów AI. To właśnie w ten sposób dajemy Agentowi możliwości wykonywania konkretnych czynności w ramach Salesforce lub nawet poza nim! Dlatego wiedza w tym obszarze, jest kluczowa do skorzystania z AI w pełnym zakresie.

Jak sprawdzić czy Flow jest dla mnie?

To proste – zadzwoń do nas. Podczas spotkania z konsultantem Salesforce wybierzemy listę procesów do automatyzacji za pomocą Flow i zastanowimy się, jakich rezultatów możesz się spodziewać.

Autor: Grzegorz Boński