Marek Popławski
Dyrektor Analiz i Wdrożeń
Dzięki raportom w Tableau szybciej podejmujemy kluczowe decyzje.
Naszą główną motywacją, która zdecydowała o wyborze Tableau, była duża różnorodność oczekiwań odbiorców raportów. Jak większość firm raporty przygotowywaliśmy w Excelu. Początkowo źródłami danych był system ERP zawierający tabele transakcyjne z zakupów, sprzedaży oraz finansów. Raporty przygotowywane przez dział analiz były płaską prezentacją danych. Excel to narzędzie wszystkim znane, w którym większość użytkowników potrafiła wiele zrobić. Jednak dużym wyzwaniem okazało się szkolenie użytkowników ze znajomości tabel przestawnych. Wizualizacje danych ograniczone były do płaskich wykresów, które w większości przypadków przenoszone były do Power Pointa. Takie raporty wymagały długiej obróbki, aby móc zaprezentować dane w innym układzie. Obok Excela korzystaliśmy z Reporting Services, które było narzędziem wymagającym znajomości programistycznej, aby móc zaprezentować dane w układzie omawianym w trakcie spotkania.
Wraz z rozwojem firmy pojawiały się nowe źródła danych, które chcieliśmy analizować. Ilość danych gwałtownie rosła. Początkowo analizowaliśmy dane sprzedażowe, jednak z czasem pojawiły się dodatkowe obszary jak produkcja oraz transport, wymagające analizy. Nasza firma zaczęła się rozrastać. Nowy oddział firmy w Bochni wymusił na nas poszukiwanie rozwiązania, które zapewni dostęp do danych w obu lokalizacjach i poradzi sobie ze zwiększającym się zakresem danych.
Od początku korzystania z programów transakcyjnych, produkcyjnych oraz transportowych dane były i są grupowane w hurtowni danych. Zbieranie danych odbywa się z różną częstotliwością – dziennie, tygodniowo, czy miesięczne. Zbiór wszystkich danych używany jest do budowy raportów na potrzeby pracowników naszej firmy. Są to raporty produkcyjne, logistyczne, sprzedażowe, czy też finansowe. Tak przygotowane raporty stanowią podstawę do oceny bieżącej kondycji firmy oraz do podejmowania różnego rodzaju decyzji.
Osoby zajmujące się gromadzeniem danych spotykają się z tymi samymi problemami, czyli ich rozproszeniem w wielu programach oraz braku spójności danych. Każdy z wykorzystywanych programów generuje ogromne ilości informacji. Pierwszy krok to sprawdzenie jakie dane są dostępne i w jakich formatach. Czy dane są rzetelne i nie posiadają błędów logicznych czy merytorycznych. Kolejnym krokiem jest konsolidowanie danych, zgodnie z oczekiwaniami klienta. Tutaj pomocne okazało się Tableau. Budowanie hurtowni danych w Tableau pomogło nam w ustrukturyzowaniu danych. Zbudowanie wymiarów oraz miar w kolejnej fazie wykorzystaliśmy do budowania wizualizacji.
Wdrożenie Tableau rozpoczęliśmy od obszaru sprzedaży. W tym obszarze mamy największą liczbę interesariuszy tego programu. Pojawienie się nowego zakładu skłoniło nas do skupienia się na tym obszarze. Udało nam się wyeliminować pliki Excela, choć muszę przyznać, że nie wszystkie.
Prezentowanie danych sprzedażowych podczas spotkań stało się przejrzyste i jednakowe dla wszystkich. Porównywanie wyników okresu bieżącego do poprzedniego, czy do planów sprzedażowych, stało się bardzo proste oraz intuicyjne. Wieloprzekrojowe prezentowanie danych pozwoliło analizować dane z różnych perspektyw. Oczywiście nie oznacza to, że wcześniej tych danych nie było. Były, ale prezentowane w wielu arkuszach Excela. Tableau dało możliwość wielowymiarowej analizy danych sprzedażowych oraz podejmowania szybszych decyzji.
Po analizach sprzedażowych przyszła kolej na obszar magazynowania oraz zakupów. Na podstawie tych raportów podejmowane są różne decyzje w bieżącej pracy. Mimo już stworzonych raportów oba obszary posiadają duży potencjał dalszego rozwoju.
Tableau pozwoliło nam zmienić podejście do zbierania danych oraz do sposobu ich gromadzenia. Obecnie uzyskujemy odpowiedź na konkretnie postawione pytania. Zwracamy również uwagę na zagadnienia, których nie widać na pierwszy rzut oka. Innym przykładem jest dział logistyki, który korzysta z wizualizacji Tableau.
Praca w Tableau przede wszystkim skróciła czas dostępu do danych. Zostały wyeliminowane arkusze Excela, które zawierały dane rozporoszone po wielu plikach w całej firmie. Zyskaliśmy dostęp do danych w jednym miejscu dla wszystkich zainteresowanych. Dane w każdej firmie stanowią źródło informacji. Podobnie jest u nas. To, na co należy zwrócić uwagę, to posiadanie jednolitych danych. Uniknęliśmy błędów wynikających z raportów tworzonych na podstawie różnych założeń. Tableau dało możliwość analizowania danych w jednakowy sposób dla wszystkich użytkowników.
Ważna zmiana po wprowadzeniu Tableau zaszła w dziale analiz, który jest odpowiedzialny za tworzenie raportów. Zaoszczędziliśmy czas na przygotowywaniu „tych samych” raportów bazujących na jednej bazie danych dla różnych odbiorców. Raporty korzystały z jednej bazy danych, ale różniły się detalami. Tableau pozwoliło na personalizację raportów dla odpowiednich osób w działach. W obszarach, gdzie zostały uruchomione raporty Tableau, większość odbiorców korzysta z nich codziennie. Pozostałe osoby w firmie otrzymują raporty okresowo lub miesięcznie. Pracownicy posiadający licencję Tableau Creator są odpowiedzialni za tworzenie źródeł danych na potrzeby innych działów oraz ich implementację w Tableau.
Głównymi odbiorcami raportów są osoby odpowiedzialne za sprzedaż. Drugim są osoby odpowiedzialne za magazyny. Wdrożenie Tableau przyniosło realne korzyści całej firmie, nie tylko użytkownikom. Firma opiera się na wartościach. Jedną z nich jest NOWOCZESNOŚĆ. Chcemy stale rozwijać się, tworzyć rzeczy ciekawe i mądrze służyć innym. Narzędzie Tableau idealnie wpisuje się w nasze wartości.
Wdrożenie Tableau przyspieszyło dostęp do danych. Danych ciągle przybywa i zmieniają się oczekiwania odbiorców raportów w wyniku zmian środowiska. Tableau daje możliwość szybkiego reagowania na te oczekiwania. Oczywiście zmiany wymagają pewnego nakładu pracy, ale nie jest to równoznaczne z czasem potrzebnym w Excelu. Dodatkowo warto wspomnieć o firmie NewDataLabS oraz zespole ludzi, którzy stanowią dla nas bardzo duże wsparcie merytoryczne.
Z firmą NewDataLabs współpracujemy od 2017 roku, to dzięki nim podjęliśmy decyzję o wyborze Tableau. Nasi specjaliści, którzy tworzą raporty, przeszli szkolenia prowadzone przez konsultantów. Zaletą takich szkoleń była praca na własnych danych. Współpraca z NewDataLabS układa się na zasadach partnerstwa, czyli wypracowaniu właściwych rozwiązań dopasowanych do naszych oczekiwań i potrzeb w danym czasie. Dzięki umowie wsparcia mamy możliwość korzystania z wiedzy i doświadczenia zespołu. Transparentność wykorzystania godzin wsparcia nie budzi naszych wątpliwości i jest to bardzo wygodne rozwiązanie.
Uważam, że wykorzystanie narzędzia Tableau to droga do poprawy pozycji firmy. Realizacja projektów z taką firmą jak NewDataLabs to gwarancją sukcesu, a praca przyjemnością.
To właśnie NewDataLabs pomaga nam spojrzeć na dane z innej perspektywy. Ich doświadczenie pozwala zobaczyć coś czego nam nie udaje się dostrzec. W naszej współpracy cenimy ich gotowość do reakcji na nasze pomysły. Porównywanie danych aktualnych do historycznych oraz planowanie działań. Analiza klientów pod kątem wielkości ich zakupów wg indeksów towarowych. Ocena sezonowości poszczególnych asortymentów. Można byłoby tu jeszcze wiele wymieniać.
W Werner Kenkel mamy bardzo wiele obszarów, których jeszcze nie dotknęliśmy. Produkcja, transport, utrzymanie ruchu, czy w końcu, finanse. Osoby odpowiedzialne za wymienione obszary wiedzą co potrafi Tableau i zgłaszają do nas swoje potrzeby. Będziemy je systematycznie realizować.
Marek Popławski
Dyrektor Analiz i Wdrożeń
WERNER KENKEL Sp. z o.o.
WERNER KENKEL
Polska firma rodzinna, zajmująca się produkcją tektury falistej, opakowań z nadrukiem fleksograficznym, offsetowym i cyfrowym oraz ekspozytorów tekturowych. W trzech zakładach produkcyjnych zlokalizowanych w Krzycku Wielkim w Wielkopolsce i Bochni w Małopolsce zatrudnia łącznie 1800 osób, a produkty dostarcza do ponad 1000 firm w kraju i za granicą.
Grupa Werner Kenkel uwzględnia w swojej długookresowej strategii zasady polityki zrównoważonego rozwoju gospodarczego, której kluczowymi elementami są propagowanie postępu społecznego oraz prowadzenie działalności gospodarczej z poszanowaniem środowiska naturalnego. Cel ten osiągamy dzięki wysokiej kulturze organizacyjnej i wartościom firmy: nowoczesności, odpowiedzialności, partnerstwie, przejrzystości i rodzinności.
Werner Kenkel ma na swoim koncie wiele nagród oraz certyfikatów, m.in. Najlepszy Pracodawca Polski 2021, wyróżnienie magazynu Forbes Polska Diamenty 2021 dla najszybciej rozwijającej się polskiej firmy, Lider Klimatyczny Polska 2021, czy tytuł Firma Rodzinna Roku 2021, przyznany przez Instytut Biznesu Rodzinnego.
NEWDATALABS
NewDataLabs jest firmą skoncentrowaną na wdrażaniu analityki biznesowej. Jest Partnerem Tableau, zajmuje się również budową rozwiązań „krok przed Tableau” – Hurtowni Danych, rozwiązań ETL/ELT, modelowaniem danych, projektowaniem dashboardów analitycznych itp. Jest Również Partnerem SNOWFLAKE oraz Silver Partnerem Microsoft. Firma powstała w 2015 roku z połączenia dwóch zespołów Konsultantów, od tego czasu zrealizowała ponad 200 projektów w różnego typu organizacjach – takich jak Auchan Polska, T-Mobile Polska, BNP Paribas Polska, VELUX, Śnieżka SA, INTERIA SA, czy Volkswagen Group Polska. Firma zgromadziła unikalny zespół doświadczonych Konsultantów w biurach we Wrocławiu, Warszawie, Katowicach i Lublinie.
