Na początku 2020 r. firmy zaczęły pracować zdalnie i przeniosły rutynowe zadania biurowe do wirtualnego świata. Obecnie już wiadomo, że dotychczasowe miejsca pracy w biurze, nie wrócą. W związku z tym organizacje muszą na nowo dostosować procesy i narzędzia pracy. To właśnie teraz, w cyfrowym świecie, odbywają się spotkania. Istotnym elementem wymiany informacji między zespołami czy pracownikami, jest firmowa poczta mailowa, czaty, alerty, komentarze. Jaką rolę w nowej rzeczywistości odrywają alerty i komentarze w Tableau?
Alerty w Tableau jako kontrola zachodzących zmian w organizacji
Wykorzystanie Tableau umożliwia bezpieczną współpracę w kanałach, które łączą wewnętrzne i zewnętrzne zespoły ludzi oraz usprawniają przepływy pracy oparte na danych. Jednym z ułatwień pracy z danymi jest dodawanie alertów do dashboardów, które pomagają w przekazywaniu powiadomień lub szczegółowych informacji. Możesz użyć alertów, aby powiadomić użytkowników o zachodzących zmianach. Być może masz określone progi wydajności, ale chcesz być w jakiś sposób ostrzegany, jeśli wydajność jest wyższa lub niższa niż oczekiwano.
Korzyści z wykorzystania alertów
-Zarządzanie danymi z dowolnego miejsca
Korzystaj ze swoich danych wszędzie tam, gdzie ich potrzebujesz. Dzięki Tableau masz bezpieczny dostęp do swoich dashboardów i możesz korzystać z danych poprzez przeglądarkę, komputer, telefon komórkowy
-Większe zaangażowanie pracowników
Łatwy sposób, aby zarządzać zaangażowaniem pracowników z poziomu jednej zintegrowanej platformy. Zespoły mogą usprawnić proces dzielenia się wiedzą dzięki dedykowanym alertom, które dotyczą niezbędnych zmian, aby poprawić wydajność i kondycję firmy.
-Tableau przenosi komunikację między zespołami na wyższy poziom.
Alerty Tableau pozwalają usprawnić komunikację i szybciej współpracować z dowolnego miejsca. Nowe możliwości pozwalają tworzyć i udostępniać dane oraz współpracować nad nimi na jednym dashboardzie
Ustawienie i konfiguracja alertów
Użycie alertów pozwoli np. na kontrolę terminowości wysyłanych zamówień. Aby ustawić alert należy nacisnąć na ikonę 
w pasku nad wyświetlanym dashboardem. Po prawej stronie zostanie wywołany ekran konfiguracji alertów.
WAŻNE! Aby stworzyć alert, konieczne jest zaznaczenie ciągłej osi liczbowej, do której ma się odnosić. Alerty nie działają na wykresach Ganta, mapach i dyskretnych osiach liczbowych. Jeśli odpowiednia oś nie będzie zaznaczona na wykresie, wtedy po naciśnięciu przycisku 
, zostanie wyświetlony komunikat: „Wybierz liczbową oś wykresu, następnie stwórz alert”.
Jeżeli chcesz otrzymywać powiadomienie, w przypadku gdy np. pojawią się zamówienia opóźnione, koniecznie zaznacz oś przy wykresie słupkowym ‘Zamówienia opóźnione’, a następnie naciśnięcie przycisku Create z panelu Alerts po prawej stronie.
Okno, które się pojawi, służy do konfiguracji nowego alertu.
Condition & Threshold – warunek oraz wartość, aby alert został aktywowany. Na przedstawionym obrazku alert spowoduje wysłanie wiadomości email, jeśli ilość zamówień opóźnionych będzie większa niż 0. Istnieją też inne warunki, z których można korzystać.
Subject – Tytuł wiadomości email jaka zostanie wysłana po aktywowaniu alertu
When the condition is true, send alert – częstotliwość wysyłania alertu. Aktualne ustawienie spowoduje, że wiadomość będzie wysyłana raz dziennie. Dostępnych jest też kilka innych ustawień.
Recipients – odbiorcy wiadomości o alercie. Możliwe jest tutaj wpisanie innych użytkowników Tableau z naszej organizacji. Użytkownicy nie muszą tworzyć alertów indywidualnie mogą zostać dodani do tych już istniejących.
Make visible to others – alert może być widoczny dla wszystkich użytkowników mających dostęp do danego raportu. Użytkownicy mają wtedy możliwość, aby dodać się do listy odbiorców alertu.
Po odpowiednim skonfigurowaniu ustawień alertu, należy go stworzyć poprzez przycisk 
. Panel Alerts po prawej stronie będzie już wyświetlał nowo stworzony alert.
W miejscu „ Actions” możliwa jest też edycja już istniejących alertów.
Remove me – wypisanie z listy odbiorców
Edit – ponowna konfiguracja alertu
Change owner – zmiana właściciela alertu
Delete – usunięcie alertu
Alert w działaniu
Jeśli warunek wyznaczony w alercie zostanie spełniony, na skrzynki mailowe odbiorców alertu zostanie wysłany email.
W treści wiadomości zawarty będzie warunek jaki został spełniony oraz zdjęcie dashboardu, z którego pochodzi alert. Warto zauważyć, że wykres, na którym opiera się alert został podświetlony na czerwono.
Kliknięcie na zdjęcie spowoduje przekierowanie do wyświetlanego dashboardu, gdzie możliwe będzie rozpoczęcie analizy przyczyn powstania opóźnień.
Komentarze – przedstaw innym wyniki swojej analizy
Funkcja komentarzy pozwoli Ci skierować innego użytkownika Tableau do dokładnie tego samego widoku raportu, jaki aktualnie jest wyświetlany. Użytkownik jaki zostanie oznaczony w komentarzu otrzyma wiadomość email z hiperłączem. Wyświetlenie raportu z tego linku spowoduje, że cały dahsboard (filtry, akcje, parametry) będzie ustawiony w ten sam sposób jak u użytkownika piszącego komentarz.
W szczegółach opóźnionego zamówienia można zauważyć, że problem powiązany jest z kategorią ‘Technology’. Wprowadzone zostanie ograniczenie do tej kategorii poprzez wybranie opcji Keep only
Następnie poprzez wybranie ikony 
, po prawej stronie dashboardu zostanie wyświetlona sekcja komentarzy.
W komentarzu zostanie oznaczony kierownik kategorii Technology. Aby oznaczyć innego użytkownika Tableau w komentarzu wpisujemy ‘@’ a następnie z listy wybrana zostaje odpowiednia osoba.
WAŻNE Jeśli w komentarzu ma zostać przekazany aktualny widok dashboardu, konieczne jest naciśnięcie ikony 
.
Rys. 1 Rys. 2
Po naciśnięciu przycisku Post (Rys.1), komentarz zostanie dodany do sekcji komentarzy oraz wszystkie osoby wspomniane w komentarzu otrzymają wiadomość email (Rys.2)
Nie pozwól, aby zmiany w danych Cię zaskoczyły.
Alerty oparte na danych to bardzo potężna nowa funkcja, o którą użytkownicy prosili od dłuższego czasu. Śledzenie i kontrola najważniejszych wskaźników jest możliwa poprzez otrzymanie powiadomienia w firmowej skrzynce e-mail. Co ważne, obywa się bez konieczności wielokrotnego sprawdzania Dashboardu.
Skonfigurowanie alertu zajmuje tylko minutę. Bądź pierwszym, który się dowie! Jeśli wystąpi problem, możesz go naprawić. Otrzymuj powiadomienia o anomaliach danych, zanim Twój szef otrzyma telefon od klienta.
Marcin Rosner,
Tableau Consultant
