Power Automate, dawniej Microsoft Flow, jest usługą chmurową służącą do tworzenia przepływów pracy i procesów biznesowych. Należy do Microsoft Power Platform. To usługa typu „drag & drop”, polegająca na automatyzacji czasochłonnych zadań oraz procesów, które są powtarzalne. Umożliwia zautomatyzowanie tych czynności, które do tej pory wykonywane były manualnie, w związku z czym zajmowały znaczną część pracy wykonywanej przez pracownika. Dzięki automatyzacji możemy przyspieszyć naszą pracę, podnieść wydajność i usprawnić ją, zamieniając rutynowe działania w automatyczne procesy. Dodatkowo usługa nie wymaga od nas znajomości kodu.
Co zyskasz dzięki Power Automate?
Z pomocą Power Automate możemy automatyzować wszystkie powtarzalne czynności – od tych niewielkich jak np. automatyczny zapis załączników z maili do wskazanych lokalizacji do rozbudowanych zastępujących powtarzalne czynności, wymagające zatwierdzeń, w które zaangażowanych jest kilka osób. Dzięki temu zyskujemy czas do lepszego realizowania naszych zadań. Dużym ułatwieniem jest dostępność – narzędzie dostępne jest w postaci aplikacji na urządzenia mobilne, jako strona internetowa, aplikacja desktopowa oraz jako jedno z rozwiązań w Microsoft Teams. Dzięki Power Automate możemy na przykład zbierać opinie klientów, zarządzać leadami, zarządzać powiadomieniami, ustawiać alerty. Dzięki wbudowanej dużej liczbie konektorów możemy integrować się z różnymi systemami. Popularnymi konektorami są: Excel, YouTube, Salesforce, Adobe, Google Drive, Dropbox, Twtter.
Jakie funkcjonalności posiada Microsoft Power Automate?
- Usprawnienie procesów.
Power Automate to inteligentna platforma typu low-code, co oznacza, że nie wymaga od użytkownika doświadczenia w kodowaniu i znajomości języka. Dzięki temu każda osoba, która na co dzień korzysta z Office 365 nie będzie mieć problemów z użytkowania platformy. Co więcej istnieje zestaw gotowych procesów biznesowych, które można od razu podłączyć pod swoją organizację.
- Prosty interfejs.
Platforma Power Automate posiada dużą biblioteką predefiniowanych szablonów, dzięki czemu użytkownik nie musi kodować każdej czynności. Możemy wybierać z już utworzonych szablonów i korzystać z wcześniej przygotowanych procesów.
- Intuicyjne automatyzowanie czynności.
Dzięki prostemu interfejsowi oraz bibliotece predefiniowanych szablonów Microsoft Power Automate pozwala na automatyzację każdemu użytkownikowi. Oznacza to w praktyce, że nie musimy korzystać z zasobów IT i przeszkolonych specjalistów, by automatyzować procesy.
- Oszczędność czasu i zwiększenie wydajności pracy.
Dzięki automatyzacji eliminujemy czasochłonne manualne czynności. Dotychczas powtarzalne zadania możemy wykonywać dzięki automatyzacji, mogąc się skupić na innych czynnościach.
- Element zatwierdzania
Dzięki takim rozwiązaniom jak np. Approvals możemy usprawnić nasze procesy biznesowe o całą ścieżkę związaną z weryfikacją i zatwierdzaniem poszczególnych zadań przez określone osoby lub przełożonych, wskazanych automatycznie zgodnie ze strukturą organizacyjną.
Przykłady użycia Power Automate.
- Proces wdrażania nowego klienta.
Na naszej platformie zakupowej, czy stronie internetowej rejestruje się nowy klient. Śledząc jego ścieżkę możemy przygotować i zautomatyzować procesy. Możemy wysłać wiadomość powitalną, czy skłaniającą do dodatkowego zakupu bazując na jego zainteresowaniach. Na podstawie tych informacji możemy przydzielać zadania do poszczególnych członków zespołu.
- Zarządzanie kontaktami z klientem.
Proces ten to uzupełnienie powyższego zadania. Tutaj jednak możemy rozwijać automatyzowanie czynności poprzez wysyłanie wiadomości do klienta prognozując jego kolejne kroki. Możemy te informacje wysyłać do działów handlowych. Taka automatyzacja ułatwi przepływ informacji pomiędzy odpowiednimi osobami i ułatwi cały proces sprzedażowy.
- Proces wdrażania nowego pracownika.
Podczas zatrudnienia nowego pracownika zawsze pojawia się wiele zadań i procesów, z którymi należy go zapoznać. Zanim rozpocznie nową pracę musi wypełnić dokumenty, skonfigurować pocztę, czy spotkać się z konkretnymi osobami. Możemy zautomatyzować proces wdrażania dodając nowego pracownika do systemu i uruchamiając automatycznie całą ścieżkę adaptacji pracownika wraz z bieżącym śledzeniem postępów w ramach kolejnych zadań takich jak weryfikacja dostępów poprzez raport w PowerBI.
- Raportowanie wydatków przez pracowników.
W wielu firmach wymagane jest przez pracowników dokumentowanie wydatków w celu uzyskania zwrotów kosztów. Dokumenty te, ze względu na dużą indywidualność zawieranych w dokumentach danych, są często składane z błędami a ich pisanie i sprawdzanie jest czasochłonne dla obu stron. Dzięki Power Automate możemy te procesy zautomatyzować i zbierać dane o wydatkach i wysyłać je do zatwierdzenia.
- Zarządzanie projektem.
Te procesy to najbardziej wydajne automatyzacje, jeśli wdrażamy nowy projekt na wielu płaszczyznach, a dodatkowo kierujemy go do kilku zespołów. Możemy konfigurować zadania, przydzielać je do poszczególnych osób lub zespołów, zarządzać budżetem i śledzić postępy.
Proccess Advisor – nowy dodatek do Power Automate.
Microsoft mocno rozwija i aktualizuje wszystkie narzędzia. Power Automate został rozbudowany o Process Advisor, czyli narzędzie służący do eksploracji procesów, dzięki którym możemy mieć wgląd w pracę współpracowników. Mapuje przepływ pracy, odnajduje tak zwane „wąskie gardła” oraz identyfikuje zadania, które można zautomatyzować. Narzędzie analizuje aplikacje, z jakich najczęściej korzysta zespół i podpowiada jak zautomatyzować kluczowe działania. Process Advisor ułatwia również zespołowi współpracę z administratorami, czy analitykami biznesowymi w celu usprawnienia procesów.
Microsoft Power Automate – automatyzacja, która zaoszczędzi Twój czas!
Wdrożenie narzędzia pozwoli na usprawnienie wielu procesów w Twojej firmie, które dotychczas zajmowały dużo czasu i wymagały zaangażowania wielu osób. Dzięki Power Automate uzyskasz większą kontrolę nad procesami oraz dokumentami. Dzięki ulepszeniu przepływów pracy przy projektach, czy przy komunikacji z klientami, czy pracownikami, możemy śledzić i kontrolować wiele procesów, rejestrować aktualizacje w dokumentacji, nadzorować postępy prac i podejmować szybsze decyzje biznesowe.
