Wdrożenie CRM to ważny krok dla każdej organizacji, który może przynieść liczne korzyści w zakresie zarządzania relacjami z klientami. Jednak sukces implementacji zależy w dużej mierze od odpowiedniego przygotowania i planowania. Warto poświęcić czas na staranne przygotowanie się do wdrożenia CRM, aby maksymalnie wykorzystać potencjał tego narzędzia i osiągnąć zamierzone cele.
W tym artykule przedstawimy kilka istotnych kroków, które warto podjąć przed rozpoczęciem procesu wdrożenia CRM. Dowiesz się, jak skutecznie przygotować się do implementacji, aby uniknąć niepotrzebnych problemów i osiągnąć sukces. Bez względu na rozmiar firmy i branżę, te wskazówki mogą być cennym przewodnikiem dla każdego, kto planuje wdrożenie systemu CRM. Przygotuj się do tego procesu w najlepszy możliwy sposób i zwiększ efektywność zarządzania relacjami z klientami w Twojej organizacji.
Jakie wybrać funkcje systemu CRM dla swojej firmy?
Wybór odpowiednich funkcji systemu CRM dla Twojej firmy to niezwykle istotny krok w udanym procesie wdrożenia. Każda organizacja ma swoje unikalne potrzeby i cele biznesowe, dlatego konieczne jest dostosowanie funkcji CRM do specyfiki Twojej działalności. Przed przystąpieniem do wdrożenia systemu CRM w Twojej firmie, istotne jest zrozumienie, jakie korzyści ma on przynieść. Określenie kluczowych funkcjonalności jeszcze przed rozpoczęciem rozmów z dostawcami oprogramowania CRM pozwoli Ci skoncentrować się na istotnych aspektach. W tej kwestii warto skorzystać z doświadczenia dostawcy systemu CRM, który posiada wiedzę i referencje, aby być cennym partnerem biznesowym. Dzięki naszemu wieloletniemu doświadczeniu w zarządzaniu relacjami z klientami i implementacji systemów CRM w różnych firmach, możesz polegać na naszej wiedzy i wsparciu. Razem dobierzemy odpowiednie funkcje CRM, które pomogą Ci osiągnąć zamierzone cele biznesowe i skutecznie zarządzać relacjami z klientami.
Podstawowe etapy wdrożenia systemu CRM:
Analiza przedwdrożeniowa – polega na dokładnym zrozumieniu oczekiwań dotyczących systemu CRM, funkcji, procedur i sposobu wdrożenia. W tym etapie przeprowadza się szczegółową analizę, aby ustalić potrzeby i dostosować system do nich.
Konfiguracja na podstawie analizy – system CRM jest odpowiednio skonfigurowany zgodnie z wynikami analizy przedwdrożeniowej. To obejmuje dostosowanie funkcji, ekranów, pól wyboru, użytkowników i uprawnień, aby zapewnić optymalne działanie systemu.
Importowanie danych – wszystkie istniejące dane, które będą wykorzystywane w systemie CRM, takie jak listy produktów, dane klientów, klasyfikacje kontrahentów, materiały informacyjne, wzory dokumentów, archiwalne dokumenty sprzedażowe, są importowane do systemu.
Tworzenie szablonów dokumentów – tworzone są szablony, które umożliwiają generowanie nowych dokumentów i automatyczne uzupełnianie wymaganych pól danymi z systemu CRM. Szablony te znajdują zastosowanie w różnych rodzajach dokumentów, takich jak wzory korespondencji, formularze ofertowe, protokoły, umowy, itp.
Tworzenie dodatkowych raportów – poza standardowymi raportami dostępnymi w systemie CRM, tworzone są dodatkowe raporty, które spełniają wymagania konkretnej organizacji i jej sposobu działania. Wymaga to określenia źródeł danych, układu raportów, kryteriów, wykresów i innych ustaleń.
Integracja z innymi systemami – system CRM jest integrowany z innymi systemami używanymi w firmie, takimi jak systemy handlowe, magazynowe, księgowe, serwer pocztowy, a także systemy call-center, centrala telefoniczna i strona internetowa.
Szkolenie w obsłudze – użytkownicy końcowi i administratorzy systemu CRM są szkoleni w zakresie codziennego użytkowania systemu. Szkolenie odbywa się po zrealizowaniu powyższych działań, aby dostosować system CRM do codziennych wymagań pracy w firmie. Zapewniamy również wsparcie po wdrożeniu, udzielając pomocy zdalnie lub za pośrednictwem naszych konsultantów, aby zapewnić Państwu pełne bezpieczeństwo po wdrożeniu i uruchomieniu systemu CRM.
System zarządzania relacjami z klientami powinien być dostosowany do specyfiki działalności firmy. Dzięki temu można przekształcić istniejące procesy, odpowiednio je skonfigurować w systemie, aby były łatwe w obsłudze dla wszystkich użytkowników. To z kolei przyczynia się do dalszego wdrażania systemu CRM i szkoleń dotyczących jego obsługi. Najważniejsze jest, że automatyzacja wielu procesów zwiększa efektywność pracy firmy, ogranicza koszty i przyczynia się do wzrostu przychodów.
Wdrożenie systemu CRM i zaangażowanie pracowników
Ważne jest, aby w firmie wyznaczyć osobę odpowiedzialną za koordynowanie całego procesu wdrożenia. Co ułatwi komunikację z dostawcą i zapewni spójny przekaz informacji. Warto zaznaczyć, że niekoniecznie liderem projektu musi być osoba posiadająca wiedzę z zakresu informatyki. Dużo istotniejsze jest, aby ta osoba dobrze znała specyfikę pracy w firmie i miała zdolność podejmowania decyzji. Zazwyczaj są to pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub właściciele w mniejszych firmach.
Niezwykle istotne jest również przedstawienie pracownikom celu wdrożenia systemu oraz przewidywanych usprawnień, które przyczynią się do poprawy warunków pracy. Doświadczony dostawca oprogramowania CRM często dysponuje ankietami i formularzami przedwdrożeniowymi, które ułatwiają firmie przygotowanie się do etapu konfiguracji systemu. Dzięki temu cały proces wdrożenia CRM może przebiegać sprawnie i nie zajmować zbyt wiele czasu. Przy wdrażaniu systemu CRM pokazujemy, że dbamy o rozwój firmy oraz satysfakcję wszystkich pracowników.
Wdrożenie CRM – Przygotowanie danych do importu
Jednym z częstych kroków podczas wdrażania systemu CRM oraz w późniejszej pracy z nim jest import danych. Ważne jest, aby umożliwić import danych na podstawie plików, które zostały wcześniej przygotowane. Dodatkowo, ważne jest, aby funkcja importu danych była dostępna bezpośrednio w interfejsie aplikacji CRM. Dzięki temu pracownik będzie mógł samodzielnie przygotować dane do importu oraz przeprowadzić sam import, bez konieczności angażowania dostawcy systemu CRM.
Typowe dane, które są importowane do systemu CRM, dotyczą kontrahentów (zarówno obecnych, jak i potencjalnych), osób kontaktowych, notatek dotyczących klientów oraz produktów i usług.
W przypadku integracji systemu CRM z systemem handlowym lub ERP, automatycznie zaimportowane zostaną informacje dotyczące klientów oraz cenników. Dodatkowo, użytkownicy będą mieli dostęp do danych dotyczących faktur, stanu rozliczeń oraz stanów magazynowych. Warto również zaznaczyć, że zaawansowane systemy CRM posiadają narzędzia umożliwiające scalanie duplikatów oraz masowe porządkowanie danych, takie jak przypisanie nowego opiekuna, zmiana statusu kontrahenta czy dodanie dodatkowych parametrów.
Wdrożenie systemu Salesforce CRM – Przygotowanie infrastruktury do pracy w chmurze
Przygotowanie infrastruktury do pracy w chmurze jest istotnym krokiem podczas wdrażania systemu Salesforce CRM. Praca w chmurze oznacza, że aplikacja i dane będą przechowywane na zdalnych serwerach. Natomiast użytkownicy będą mieć do nich dostęp za pośrednictwem internetu. Oto kilka ważnych czynników, które należy wziąć pod uwagę:
Dostęp do internetu: Zapewnienie stabilnego i szybkiego połączenia internetowego dla użytkowników, aby mogli swobodnie korzystać z systemu Salesforce CRM. Wysoka przepustowość internetowa jest istotna dla wydajnego działania aplikacji.
Przeglądarki internetowe: Upewnienie się, że wybrane przeglądarki są zgodne i obsługiwane przez Salesforce. Wspierane przeglądarki to zazwyczaj najnowsze wersje popularnych programów, takich jak Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge czy Safari.
Urządzenia końcowe: Sprawdzenie, czy urządzenia, na których będą pracować użytkownicy, są kompatybilne z wymaganiami Salesforce. System ten zazwyczaj obsługuje zarówno komputery stacjonarne, jak i urządzenia przenośne, takie jak smartfony i tablety.
Zabezpieczenia: Zapewnienie odpowiednich zabezpieczeń, takich jak zaktualizowane oprogramowanie antywirusowe i zapory sieciowe, aby chronić dane i system Salesforce przed zagrożeniami.
Wdrożenie aplikacji CRM – Ostatni etap: Szkolenia użytkowników
Przeszkolenie użytkowników stanowi kluczowy etap wdrożenia aplikacji CRM. Nawet najlepszy system nie będzie skuteczny, jeśli pracownicy nie będą umieli go odpowiednio wykorzystać. Najczęściej tylko 20% użytkowników systemów CRM wykorzystuje dostępne funkcjonalności. Dlatego też ważne jest, aby zapewnić solidne szkolenie, które w dużej mierze wpłynie na sukces działania CRM.
W trakcie szkoleń konieczne jest uwzględnienie różnych grup użytkowników. Takich jak zwykli pracownicy, kadra zarządzająca i osoby odpowiedzialne za administrację systemu. Każda grupa ma swoje specyficzne potrzeby i wymagania, dlatego należy dostosować program szkolenia do ich indywidualnych roli i odpowiedzialności.
Po pierwszym szkoleniu istnieje również opcja przeprowadzenia powtórnej wizyty powdrożeniowej. Pozwoli to na weryfikację, czy użytkownicy poprawnie wykorzystują oprogramowanie i odpowiedzi na ewentualne pytania, które mogą się pojawić w trakcie codziennego korzystania z aplikacji. Jesteśmy również w stanie zapewnić wsparcie na tym końcowym etapie wdrożenia systemu CRM!
Przeszkolenie użytkowników jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia aplikacji CRM. Dzięki odpowiedniemu szkoleniu pracownicy będą w pełni wykorzystywać potencjał systemu i zwiększać efektywność swojej pracy.
Wdrożenie systemu CRM jakie koszty?
Wdrożenie systemu CRM wiąże się z różnymi kosztami, które są zależne od indywidualnych potrzeb i wymagań każdej organizacji. Nie ma standardowego cennika. Koszt wdrożenia zależy od wielu czynników, takich jak czasochłonność prac i trudności związane z poszczególnymi etapami wdrożenia. Przygotowanie dokładnej wyceny wymaga szczegółowych informacji dotyczących potrzeb Klienta. Jednak już na podstawie podstawowych wymagań możemy przybliżyć szacunkowy koszt wdrożenia programu CRM do zarządzania kontaktami z klientami. Dokładniejszą wycenę oraz harmonogram prac możemy przedstawić po uzyskaniu dokładnych wymagań. Zachęcamy do skontaktowania się z nami, aby poznać koszt wdrożenia CRM w Twojej firmie. Nasz zespół chętnie udzieli Ci wszystkich niezbędnych informacji i pomoże dopasować rozwiązanie do Twoich indywidualnych potrzeb.
