Przeciwnicy tej opinii twierdzą, że przecież każda firma jest inna i standardowy zestaw raportów finansowych przewidzianych w Ustawie o Rachunkowości jest po prostu niewystarczający, aby zarządzać.
Prawda zapewne jak zwykle leży pośrodku. Z jednej strony niewątpliwie potrzebujemy „tradycyjnych” sprawozdań finansowych, które dają choćby możliwość porównania wyników różnych firm miedzy sobą. Natomiast z drugiej – rzeczywiście każda firma jest inna i jej sukces zależy od innych wskaźników. Trzeciej – tradycyjne raportowanie jest często po prostu niezrozumiałe dla Managerów.
Raporty zarządcze, a wizualna analiza danych
Od kilku lat coraz popularniejszym sposobem pracy z danymi jest ich wizualna analiza. Zadaliśmy więc sobie pytanie: czy można przedstawić raporty finansowe w sposób bardziej „seksowny?” Czy da się pokazać je bardziej zrozumiale? Naszym zdaniem tak – choćby bilans, prezentujący STRUKTURĘ majątku Firmy oraz źródeł jego finansowania, może przecież wyglądać tak:
Wyraźnie widać, co ma największy udział, co wzrosło oraz co spadło w porównaniu z poprzednim okresem.
Ale bilans nie jest przecież czymś, z czym nasi managerowie pracują najczęściej. Znacznie częściej analizujemy np. wiekowanie należności – zobaczmy ile informacji może nam przynieść zrobienie tego przy użyciu kombinacji trzech wykresów – obszarowego, waterfall i tzw. „tornado”:
Struktura wiekowa w raportach zarządczych.
Od razu widzimy strukturę wiekową naszych należności– zarówno globalnie, jak też według poszczególnych Klientów/ dokumentów, ponieważ analiza jest interaktywna, poszczególne jej fragmenty mogą łatwo oddziaływać na siebie nawzajem, filtrować się itp.Równie często śledzimy plan i wykonanie kosztów. Tutaj matryca „MPK/ Rodzaj/ Okres/ Plan/ Wykonanie” szczególnie często przybiera postać wielkiej, „płachtowatej” tabeli. Tymczasem – ponieważ „Jeden obraz mówi więcej niż 1000 słów”, można wyobrazić sobie taką postać naszego „One Page Report”:
One Page Report
W górnej sekcji mamy kluczowe KPI, poniżej widzimy trendy i relację planu do wykonania według rodzajów kosztów oraz MPK. Kolory wskazują poziom odchyleń, kreski pionowe wskazują poziom planów, poziomie – wykonań. Tak naprawdę mamy tu kilkaset liczb, z których te najbardziej istotne jesteśmy w stanie zidentyfikować od razu…
A główne pozycje Rachunku Wyników? Może warto zaprezentować je w taki sposób:
Widzimy tu zarówno tempo konsumowania przychodu przez całą organizację, strukturę kosztów, relację planu do wykonania, dynamikę poszczególnych pozycji, jak też analizę na tzw. wykresie typu BRIDGE odchyleń od planu do wykonania, lub od roku poprzedniego do roku obecnego.
Jak widać taki One Page Report jest możliwy, można pokazać na nim mnóstwo informacji przydatnych w pracy Managera – zarówno na poziomie najwyższym, jak też operacyjnym – choćby codzienna praca z danymi Szefa Sprzedaży mogłaby wyglądać następująco:
Obserwujemy tu tempo realizacji miesięcznego celu dzień po dniu, możemy przeanalizować „dokonania” poszczególnych Handlowców, śledzić główne KPI (jak np. średnia dzienna sprzedaż MTD w zestawieniu z informacją o liczbie dni do końca miesiąca w wielu Firmach stanowi kapitalną podstawę do zbudowania prognozy/ forecastu na koniec miesiąca).
Co łączy te przykłady standaryzacji raportów zarządczych? Każdy z nich:
• Mieści się na jednym ekranie
• Jest interaktywny, daje możliwość „drill down & drill through”
• Prezentuje najważniejsze informacje z danego obszaru
• Jest prosty (aczkolwiek jego zaprojektowanie wymagało sporej specjalistycznej wiedzy i doświadczenia)
• Daje możliwość intuicyjnej analizy danych i zadania kluczowych pytań nawet osobie mniej obytej z meritum sprawy.
I o to właśnie chodzi, z pewnością dzisiejsza technologia Business Intelligence daje nam przeogromne możliwości analizowania i przetwarzania danych. Zachowanie w tym wszystkim prostoty i czytelności jest sporym wyzwaniem. Jednocześnie proces analizy i wnioskowania może dzięki temu przyśpieszyć wykładniczo, poprawia się też „demokratyzacja” pracy z danymi. Bardzo często widzimy u Naszych Klientów, u których prowadzimy wdrożenia, chęć „zduplikowania” w narzędziu BI sposobu pracy jaki znamy z EXCELA. Wskutek tego potrafią pojawić się tam tabelki takie jak poniżej:
Czyli niby mamy wszystko to co chcieliśmy mieć, ale jakoś trudno wyciąga się wnioski w oparciu o tak przedstawione dane…
Wbrew pozorom, projektowanie użytecznych dashboardów to nie jest trywialne zajęcie, ponieważ wymaga pewnego doświadczenia i umiejętności odpowiedniego spojrzenia na dane. Najlepiej robić to w kontekście konkretnego Użytkownika.
Godnym uwagi jest odpowiedź na 2 pytania, od których zależy budowanie raportów zarządczych:
1. Jak wyglądają Wasze dane?
2. Komu na jakie pytania chcemy odpowiedzieć?
Dlatego najlepiej zacząć od pustej kartki papieru, na której spiszemy odpowiedzi na te pytania, ponieważ najlepszy wstęp/ spis treści/ dokumentacja projektowa w takich przypadkach.
Co pokazać jak i czym się inspirować? W zawiązku z tym przygotowaliśmy zestaw takich predefiniowanych, najczęściej spotykanych w biznesie analiz – te inspiracje udostępnimy je Państwu nieodpłatnie. A jeśli ktoś będzie chciał pracować z nimi w sposób interaktywny, przez www/ urządzenia mobilne, zintegrować je ze swoimi danymi itp., również będzie to możliwe (za niewielką opłatą). Reasumując, może to wykładniczo skrócić czas przygotowywania raportów i wdrażania narzędzi BI u Państwa – jeśli zainspirowałem Państwa tym artykułem i przedstawionymi w nim przykładami, proszę o kontakt na w.kilijanski@newdatalabs.com.
