Pojęcie „Dashboard” wywodzi się z koncepcji kokpitu menadżerskiego, gdzie osoba zarządzająca biznesem niczym pilot samolotu czy kierowca samochodu uzyskuje dostęp do najważniejszych informacji potrzebnych do prowadzenia firmy. Obecnie koncept ten nieco ewoluował – dashboard jako narzędzie analityczne jest przydatne na każdym poziomie organizacji, począwszy od CEO po szeregowych pracowników. Podejście data-driven jest stosowane przez wiele organizacji, a dashboardy pełnią tym samy funkcje interfejsów pomiędzy użytkownikami a właśnie danymi. Projektowanie dashboardów jest bardzo obszernym tematem z pewnością nadającym się na książkę, natomiast postaram się opisać kilka podstawowych elementów na które należy zwracać uwagę przy ich projektowaniu.
1. Zacznij od funkcji i odbiorcy
Rozpoczynają pracę nad dashboardem, musimy wiedzieć czemu i komu ma służyć. Podziałów dashboardów jest wiele – zarządcze, analityczne, operacyjne, strategiczne. Inni są odbiorcy, inne szczeble organizacji. Pociąga to za sobą podejścia do przedstawianych danych, ich szczegółowości i zakresu. CEO musi widzieć całość organizacji, ale na głównych wskaźnikach. Pracownik operacyjny – swój wycinek dość szczegółowo. Dlatego warto zacząć od zastanowienia się nad funkcją dashboardy oraz zebraniem oczekiwań i wymagań ze strony biznesu.
2. Tworzenie dashboardu to proces iteracyjny
Rzadko bywa tak, że tworzymy dashboard, wypuszczamy do organizacji, i kończymy temat. Użytkownicy będą zgłaszać feedback, ich potrzeby są zmienne. Jako deweloperzy musimy o tym pamiętać i go uwzględniać. Łatwiej jest stworzyć wersję podstawową i ją udoskonalać, niż od razu perfekcyjny produkt. Tworzymy więc wersję beta, przedstawiamy biznesowi, zbieramy feeback, wypuszczamy kolejną wersję.
3. Wybór wskaźników KPI
Zakres przedstawianych Key Performance Indicators zależy od funkcji dashboardu, ale w każdym przypadku należy pamiętać o nie przytłoczeniu nadmiarem informacji. Użytkownik obojętnie od funkcji ma pewien poziom percepcji, który łatwo można przeładować. Dlatego lepiej stworzyć więcej widoków z mniejszą ilością informacji niż mniej z większą.
4. Zadbaj o kontekst
Sama wartość wskaźnika często nie wiele nam mówi. Załóżmy, że sprzedaż w firmie X w tym roku wyniosła 1.2mln. Czy to dużo czy mało? Czy to dobrze czy źle? Bez kontekstu nie wiemy. Nawet znając biznes nie jesteśmy w stanie śledzić wszystkich wskaźników tylko w głowie. Dlatego należy zadbać o dostarczenie kontekstu w dwóch postaciach. Po pierwsze – referencja. Może to być poprzedni okres, budżet, cel, target, forecast. Cokolwiek co pozwoli nam porównać wartość obecną z tą referencją i powiedzieć, czy biznes radzi sobie lepiej czy gorzej. Drugim sposobem dostarczenia kontekstu jest pokazanie trendu czasowego – czy obecny poziom realizacji danego wskaźnika to efekt długotrwałego trendu, czy przykładowo jednorazowa sytuacja. Przedstawiając oba te elementy obok faktycznej realizacji pokazuje pełen obraz.
5. Bądź spójny
Projektując dashboard warto zadbać o spójność, aby użytkownik poruszając się po różnych widokach wiedział co gdzie się znajduje. Na górze zawsze umieszczamy tytuł – musimy jasno powiedzieć użytkownikowi na co patrzy. Obecnie mając na uwadze User Experience oraz podobieństwo do aplikacji czy serwisów internetowych panel nawigacyjny umieszcza się po lewej stronie. Możemy umieścić tam nawigację, filtry, funkcje (jak możliwość ściągnięcia widoku) oraz dodatkowe informacje. Dashboard staje się tym samym czymś na wzór aplikacji, więc musimy zadbać o doświadczenie użytkownika. Spójność odnosi się również do kolorystyki – dobrze jest stosować te same palety kolorów i te same oznaczenia we wszystkich dashboardach.
6. Bądź precyzyjny
Oczywistym jest zadbanie o odpowiednią jakość danych – od tego zależy użyteczność dashboardu i zaufanie do niego. Oprócz tego warto zadbać o jasne przedstawienie definicji co jest czym na dashboardzie – jak jest definiowany KPI, w jakich jednostkach, co oznaczają skróty. Jeżeli jakieś elementy dashboardu są interaktywne – również poinformujmy o tym użytkownika. Jak twórcy dashboardów nie możemy zostawić dowolności w interpretacji czym jest prezentowana informacja, bo każdy może zrozumieć to inaczej. Wnioski na podstawie tej informacji to oczywiście co innego, ale najpierw musimy być precyzyjni w przekazaniu właściwej informacji. Możemy również wykorzystać do tego tooltipy, collapsable containers albo dynamic zone visibility – wyświetlając/chowając instrukcje:
7. Zadbaj również o Back-End
Projektując dashboardy koncentrujemy się na użytkowniku i jego doświadczeniu, ale dla łatwiejszego zarządzania całym procesem dostarczania informacji zarządczej musimy zadbać o back-end. Ułatwi to nam rozwój dashboardu, jego dostosowywanie pod zmienne wymagania biznesowe czy tworzenie nowych narzędzi na ich bazie. Jak to zrobić? Najlepiej utrzymać porządek jeśli chodzi o nazewnictwo kalkulacji stosując tę samą konwencję (np. Sales_Actual, Sales_LastYear). Miary czy wymiary w Tableau można pogrupować w foldery, zwiększając przejrzystość.
Podobna zasada dotyczy różnych zakładek z wykresami w naszym Worksheet – nazywamy je według przyjętego klucza, a funkcyjnie możemy grupować je kolorami. Dobrym nawykiem jest również ukrywanie wykorzystanych zakładek, ułatwiając nawigację. Do tego wszystkiego dobrą praktyką jest również tworzenie dokumentacji z opisem kalkulacji, widoków, funkcji – ułatwi nam to w przyszłości powrócić do danego dashboardu jeżeli będzie taka potrzeba.
Dashboard to żywy organizm
Podsumowując – dashboardów nie należy traktować jako gotowy, jednorazowy produkt – to raczej żywy organizm, który dojrzewa z czasem do właściwej postaci. Nie kończy to procesu zarządzania nim, gdyż potrzeby biznesowe są zmienne, możliwości analityczne są coraz większe, trendy w designie również się zmieniają. Rolą dewelopera jest utrzymywać dashboard przy życiu. Dlatego należy zadbać o odpowiedni grunt (back-end), stale być w kontakcie z biznesem reagując na feedback, i na bieżąco wprowadzać zmiany dbając przy tym o jak najlepsze User Experience.
Mateusz Karmalski Tableau Author
