Pierwsze narzędzia do wizualnej analizy danych znalazły zastosowanie głównie w działach finansowych dużych spółek. Pozwalały one na kontrolę budżetu i analizę. Jednak możliwości narzędzi bardzo się poszerzyły, a przede wszystkim zaczęły się również zwiększać kompetencje na poszczególnych stanowiskach, które wcześniej nie były kojarzone z analizą danych. Obecnie każda posiada informacje o finansach, pracownikach itp. Jakie korzyści może mieć wykorzystywanie w naszej spółce narzędzi Business Intelligence?
Analogowe dane – czyli, po co cyfryzować dane o urlopach?
Przechowywanie danych w niektórych firmach nadal odbywa się w sposób analogowy, na przykład w metalowych szafkach, zamykanych na klucz. To jednak większość przedsiębiorstw już dawno odeszła od takiego sposobu gromadzenia danych. Po pierwsze zmiany dotyczące przechowywania i przetwarzania danych RODO zobowiązały firmy do uregulowania tych kwestii. Po drugie wygoda, ekologia i optymalizacja! Droga jaką pracownik musiał pokonać z podaniem o urlop w wersji papierowej wydawała się logiczna. Akceptacja wniosków daje możliwość oszczędności czasu wszystkich osób, które do tej pory były w niego zaangażowane. Przechowywanie danych o urlopach wszystkich pracowników w różnego rodzaju systemach i aplikacjach, które ułatwiają pracę w dziale kadr. Jednak tabela w excelu wcale nie służy do optymalizacji pracy i działań z nią związanych, a jedynie pozwala gromadzić dane. Co na tym skorzystamy jeśli nasze dane przeniesiemy do Power BI?
Power BI – czyli jak analizować dane kadrowe z głową?
Poniższy dashboard przygotowany w MS Power BI obrazuje kalendarz urlopowy. Obejmuje dwanaście miesięcy i uwzględnia państwowe dni wolne od pracy. Dział kadr i płac gromadzi tego typu dane, natomiast co możemy zyskać przedstawiając je w formie wizualnej analizy danych?
Pracodawca ma wgląd w to, które miesiące i jakie okresy będą najbardziej narażone na brak pracowników. Może się to przełożyć na przestoje w realizacji działań, co może narażać firmę na straty finansowe. Dzięki takiej wizualizacji danych pracodawca może wcześniej zareagować, by nie narazić firmy na straty związane z brakami kadrowymi. Widząc jakie okresy w roku mają większe zainteresowanie urlopowe, może kontrolować jaka minimalna ilość pracowników będzie potrzebna, by zmniejszyć to ryzyko.
Jak efektywnie zarządzać zespołem na podstawie analizowanych danych?
Wdrożenie narzędzi BI w działach HR-owych ma na celu umożliwienie menedżerom szybkiego monitorowania wskaźników zatrudnienia. Poniższy dashboard przedstawia najważniejsze dane kadrowe dla przedsiębiorstwa liczącego ponad 600 tysięcy pracowników. Dobrze zaplanowany i zaprojektowany dashboard pozwala na szybką reakcję w podejmowaniu decyzji.
Poniżej widzimy wykresy KPI. Pokazują nam ilość pracowników na etatach, ilość osób przebywających na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 dni, procent absencji, rotacji oraz średnią długość stażu pracy. Dzięki zastosowaniu wykresu liniowego możemy zwizualizować roczny stosunek zatrudnień do zwolnień.
Wykres punktowy pokazuje nam rotację pracowników. Kolorystyka zaczerpnięta jest z kolejnego wykresu donut chart, obrazującego poszczególne etaty w rozbiciu na rodzaje umów. Wykresy kolumnowe rozbijają nam na szczegółowe dane procentowe wcześniejsze KPI. Dochodzi tutaj również podział na spółki. Wszystkie te wykresy pozwalają na śledzenie trendów i dostosowywanie realiów do wniosków z analizowanych danych.
Możemy zauważyć, że największa rotacja pracowników odbywa się na poszczególnych stanowiskach, czy też wśród pracowników będących na konkretnych umowach. Dzięki temu pracodawca może zareagować wcześniej i zastanowić się dlaczego ta sytuacja ma miejsce w akurat tej grupie pracowników. Taka analiza danych pomaga nam efektywnie zarządzać zespołem. Pozwala zdecydować o tym czy, zwiększyć jego zaangażowanie, czy zoptymalizować pracę i zatrudnienie, jeżeli dana grupa jest zbyt obciążona obowiązkami.
Optymalizacja procesów kadrowych.
Dzięki Power BI menadżerowi działów HR-owych mogą na bieżąco monitorować zmiany kadrowe oraz płacowe. Narzędzia tego typu pomagają w regulacjach form zatrudnienia. Decyduje to o procesie zwiększania lub zmniejszania ilości stanowisk pracy w spółkach, które są rozlokowane w różnych miastach. Wykres na mapie pokazuje, gdzie jest najwięcej zatrudnionych pracowników. Menadżer dzięki temu może szybko podjąć decyzję, że zatrudnienie danego specjalisty ma mieć miejsce na przykład w województwie mazowieckim, gdzie takiego stanowiska obecnie nie ma.
Power BI pozwala na kontrolowanie oraz optymalizację zatrudnienia. Więcej na temat wdrożenia Power BI w przedsiębiorstwie możecie się dowiedzieć biorąc udział w bezpłatnym webinarze: Wprowadzenie do Power BI. Więcej informacji znajdziecie tutaj https://newdatalabs.com/webinarium-power-bi/.
