Praca w Google Sheets i tworzenie arkuszy kalkulacyjnych online jest jedną z częstych metod przygotowania danych do wizualnej analityki. Jest to o tyle wygodne rozwiązanie, że daje możliwości modyfikowania i współdzielenia informacji zawartych w arkuszach w czasie rzeczywistym oraz z dowolnego miejsca i urządzenia. Jak zatem przygotowany dokument w Google Sheets połączyć z narzędziami Business Intelligence? Na podstawie trzech narzędzi: Tableau, Power BI oraz Looker Studio (czyli do niedawna Google Data Studio) pokażemy jak to zrobić!
Połączenie Tableau z Google Sheets.
W przypadku pracy w Tableau musimy być świadomi, że firma całkowicie zrezygnowała z użycia Connector Google Sheets. W nowej wersji Tableau 2022.1 korzystanie z niego jest już niemożliwe.
Jest jednak sposób, żeby nie musieć zmieniać zapisu naszych danych i połączyć Google Sheets z narzędziem. Musimy mieć świadomość, że możliwość ta istnieje wyłącznie w przypadku gdy dokument znajduje się na dysku, który powiązany jest z indywidualnym użytkownikiem, a nie na dysku współdzielonym.
- Utwórz nowy Google Sheets na swoim dysku Google Drive. W pierwszej komórce A1 należy wpisać funkcję =importange i skopiować dane z pierwotnego arkusza, który był na dysku współdzielonym do naszego nowego arkusza.
PAMIĘTAJ! Przed skopiowaniem komórki w nowym arkuszu muszą być puste!
Funkcja składa się z dwóch argumentów: importange(url_arkusza; ciąg_zakresu)
- Pierwszy argument url_arkusza – z tego adresu URL będziemy importować dane, dlatego pamiętaj by wartość umieścić w cudzysłowiu!
- Drugi argument ciąg_zakresu – określa zakres, który należy zaimportować, dlatego musi mieć format „[nazwa_arkusza!]zakres”. Tutaj również cudzysłów jest obligatoryjny.
Zapisz nowy arkusz uwzględniając zmiany na swoim dysku, następnie tak przygotowany plik połącz z Tableau Desktop używając konektora z listy Google Drive.
- Zaloguj się do swojego konta Google w nowo otwartym oknie przeglądarki. Pamiętaj, żeby arkusz, który zapisany jest na Google Drive znajdował się właśnie na tym koncie Google, z którego się logujesz.
Tableau poprosi Cię o dostęp do Twojego konta Google – kliknij zezwól.
- Wróć do Tableau i w oknie dialogowym wybierz lokalizację a następnie odszukaj swój nowy arkusz. Podłącz dane z Google Drive. Przejdź do zakładki Data Source i znajdź tam tabelę z zaimportowanymi danymi z nowego arkusza, w którym użyliśmy funkcji importange.
Sposób może nie jest intuicyjny, ale jeżeli chcemy połączyć Google Sheets z Tableau, to powyższy sposób będzie działać.
Microsoft Power BI i Google Sheets.
W przypadku korzystania z narzędzia BI firmy Microsoft musimy pamiętać, że jeszcze do niedawna nie było na jego liście Connector Google Sheets. Obecnie funkcja jest dostępna wyłącznie w aplikacji komputerowej.
By połączyć nasz arkusz kalkulacyjny należy włączyć aplikację Power BI Desktop, wybrać narzędzia główne oraz kliknąć pobieranie danych. Następnie na pasku wyszukiwania wyszukujemy Google Sheets i klikamy połącz. Pojawia się nowy ekran z polem formularza, w którym należy podać adres URL naszego arkusza. Należy skopiować adres URL i wkleić go w wyznaczonym polu. Po wklejeniu adresu musimy się zalogować, by móc kontynuować. Po zalogowaniu pojawi nam się okno dialogowe z monitem o przejściu do Power BI Desktop, należy zatwierdzić komunikat i połączyć. W nowym oknie pojawią nam się wszystkie dostępne dane z Google Sheets. Należy wybrać interesującą nas tabelę, którą chcemy zaimportować. Wybraną tabelę wystarczy załadować.
W przypadku narzędzia BI, jakim jest narzędzie Microsoftu sytuacja jest znacznie prostsza. Firma wciąż pracuje nad tym rozwiązaniem, więc możemy się spodziewać, że w przyszłości będzie ono jeszcze bardziej intuicyjne.
Looker Studio i Google Sheets.
Tutaj sytuacja jest bardzo prosta, gdyż oba narzędzia należą do tej samej rodziny aplikacji. Połączenie danych jest bardzo proste, intuicyjne i nie wymaga dużo pracy od użytkownika. Wystarczy zalogować się do Looker Studio, w prawym górnym rogu rozwinąć „plus” i wybrać źródło danych, a następnie Connector Google Sheets. Wystarczy wybrać interesujący nas arkusz kalkulacyjny oraz arkusz roboczy. W wypadku korzystania z Looker Studio możemy korzystać również z arkuszy, które zostały nam udostępnione, czyli nie znajdują się wyłącznie na naszym Google Drive (jak było w przypadku Tableau). Konfigurujemy opcje źródła danych i klikamy połącz.
Które narzędzie wybrać?
Wyjaśniliśmy sposoby łączenia źródła danych jakim jest Google Sheets z trzema narzędziami do wizualnej analityki. Jak widać każde z nich możemy połączyć, jednak jak w przypadku Tableau, wymaga to dłuższego procesu. Skoro arkusze kalkulacyjne możemy łączyć z praktycznie każdym narzędziem BI, pozostaje pytanie, które narzędzie BI wybrać? Jeżeli jesteście ciekawi jak wygląda praca w najbardziej popularnych narzędziach BI jakimi są niewątpliwie Power BI oraz Tableau, zapraszamy do wzięcia udziału w darmowych webinarach (link do strony).
