Google Sheets (Arkusz Google) jest internetową aplikacją, pozwalającą na tworzenie oraz formatowanie arkuszy kalkulacyjnych w czasie rzeczywistym i dzielenie ich z innymi użytkownikami. Możemy udostępniać je innym osobom, przydzielając im określone funkcje. Tym samym decydujemy, czy mogą edytować i zmieniać, czy tylko wyświetlać elementy. Arkusze udostępniane są online oraz zapisywane są automatycznie na dysku, dzięki czemu nie musimy się martwić o utratę danych. Możemy zarządzać wersjami oraz historią zmian, tworzyć tabele przestawne sami lub automatycznie je generować przy użyciu funkcji „przeglądaj”. Dodatkowo możemy w arkuszach ustawiać powiadomienia, co ułatwi nam pracę. Jakie zastosowanie ma Google Sheets w analizach w narzędziach Business Intelligence?
Google Sheets – co umożliwia gromadzenie danych?
Tego typu dokumenty służą do przechowywania tzw. danych tabelarycznych, które są wykazem danych rozmieszczonych w arkuszu w określony sposób, według rubryk. Najczęściej przechowujemy dane dotyczące klientów, informacje o produktach, projektach, sprzedaży. Uporządkowanie danych daje nam nieograniczone możliwości kontroli wielu sytuacji w organizacji i reagowania w porę na różne zmiany z nich wynikające.
Dzięki Google Sheets nie musimy sami wprowadzać wszystkich danych. Powiedzmy, że mamy arkusz dotyczący sprzedaży, w którym gromadzimy dane od konkretnych handlowców. Umieszczenie arkusza na dysku, czy w chmurze, umożliwia uzupełnianie ich przez każdego handlowca z osobna. Tobie pozostanie zarządzanie tymi danymi oraz ich analiza. Masz możliwość sprawdzenia historii edycji pliku, dzięki czemu masz nadzór nad wszystkimi zmianami. Zmiany wprowadzane są w czasie rzeczywistym, dzięki czemu widać na żywo kto oraz jakie dane wprowadza.
Jakość ma znaczenie, czyli wprowadzanie danych do arkusza.
Jeżeli dane, które będziemy wprowadzać będą błędne, to analiza ich nie będzie poprawna.. Najważniejszą zasadą jest zadbanie o poprawność wprowadzanych danych. Ważna jest konsekwencja wprowadzanych danych, czyli najprościej mówiąc, identyczny zapis tej samej informacji. Prowadząc bazę danych adresowych naszych klientów musimy zwracać uwagę, czy na przykład zapis kodu pocztowego jest identyczny w każdej komórce. Jego brak lub niepoprawne sformułowanie może skutkować nie dotarciem korespondencji do takie adresata, co może przełożyć się na utratę klienta.
Analiza biznesowa danych w Google Sheets.
Arkusz Google jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla organizacji, która swoje dotychczasowe analizy prowadziła w Microsoft Excel. Nieograniczony i łatwy dostęp umożliwia usprawnienie komunikacji w firmie. Jak zatem jeszcze bardziej wykorzystać zalety Google Sheets w analizach biznesowych?
- Filtry.
Jeżeli już mamy dane dobrej jakości, musimy umieć nad nimi zapanować. Ułatwią nam to filtry, dzięki którym w szybki sposób wyszukamy interesujące nas dane. Filtrowanie umożliwi na wyświetlenie tylko tych danych które spełnią nasze określone wymagania.
- Ankiety – analiza wyników.
Dzięki Google Forms (Formularz Ankiet) możemy zbierać odpowiedzi, a następnie te dane bezpośrednio wprowadzić do Google Sheets. Na pewno sami spotkaliście się z takim rozwiązaniem w przypadku przygotowywania ankiet na studiach potrzebnych do pracy magisterskiej. Takie dane możemy zatem przygotować w formie wizualnej analizy danych. Google Sheets daje nam możliwość wizualizacji tych danych w postaci wykresów i na bieżąco je aktualizować.
- Współpraca w czasie rzeczywistym.
Możliwość pracy na jednym dokumencie kilku osób. Udostępniaj, konsultuj, komentuj, edytuj, filtruj swoje dane, aby przygotować je do analizy.
- Wykresy.
Twórz wykresy, diagramy. Zmieniaj kolory i przedstawiaj dane w bardziej przejrzysty do analizy sposób. Funkcja „explore” pomoże w interpretacji danych z zaznaczonego przez Ciebie zakresu komórek i zasugeruje wykres.
- Udostępnianie.
Można udostępniać arkusze, ale również zabezpieczać dane przed niepożądanym dostępem. Umożliwia to funkcja ochrony arkusza. Możemy zablokować cały arkusz lub pojedyncze komórki. Taki arkusz dalej będzie widoczny dla osób, którym go udostępnisz, jednak zablokowana zostanie możliwość edytowania i tym samym wprowadzania zmian.
- Rejestrator makro.
Możemy zautomatyzować powtarzalne czynności, dzięki rejestratorowi makro. Tym samym pozwoli nam to na zaoszczędzenie czasu na wykonywaniu tych samych czynności.
- Skróty klawiszowe.
Dzięki znajomości skrótów usprawnimy proces pracy.
- Podsumowanie danych.
Korzystając z funkcji „suma”, „średnia”, „ile.liczb” i zdefiniowaniu kryteriów, możemy podsumować dane i zacząć je szybciej analizować.
Kiedy wykorzystać Google Sheets?
Google Sheets jest narzędziem łatwym w obsłudze oraz darmowym. W przypadku kiedy mamy bardzo mały budżet (lub w ogóle go nie mamy) gromadzenie danych, przetwarzanie ich i przygotowywanie do analizy będzie dla nas satysfakcjonujące. Analizy biznesowe przygotowywane w Google Sheets nie będą tak rozbudowane i przejrzyste wizualnie jak w przypadku narzędzi BI typu Tableau, czy Power BI, ale na pewno będą bardziej przydatne i pomocne w prowadzeniu biznesu.
Jeżeli jednak w przyszłości będziemy chcieli zacząć korzystać z bardziej funkcjonalnych narzędzi do wizualnej analizy danych, możemy w dalszym ciągu wykorzystywać dane zgromadzone w Google Sheets. Łączenie Arkusza Google z Tableau jest bardzo proste. Narzędzie krok po kroku, dzięki czytelnemu interface’owi pozwala do połączenia źródła z narzędziem. Teraz możemy łączyć funkcjonalności obu narzędzi. Tableau nada naszym danym graficzną formę, wizualizując dane w postaci dashboardu. Polecamy pobranie darmowej wersji Tableau Desktop i wypróbowania samemu https://newdatalabs.com/tableau-desktop-download/.
