Dziś już każdy o tym wie, że najważniejszą wartością biznesową są dane. Szeroko pojęta analiza danych jest jedną z najszybciej rozwijających się gałęzi biznesowych.
Dlatego tak ważne jest dbanie o ich przejrzystość.
W przypadku gdy dane są wprowadzane ręcznie do systemu w formie tekstowej bardzo łatwo o błąd lub zwykłą literówkę. Taka niewielka anomalia może powodować duże przekłamanie w raportowaniu a to z kolei prowadzi do podejmowania błędnych decyzji biznesowych.
Czym jest Funkcjonalność State and Country/Territory picklist w Salesforce?
Funkcjonalność State and Country/Territory picklist w Salesforce to mechanizm, który umożliwia wybieranie stanów i krajów/terytoriów z rozwijanej listy, zamiast wprowadzania ich ręcznie. Ta funkcja jest szczególnie przydatna w przypadku, gdy Twoja firma działa globalnie i potrzebuje znormalizowanego formatu dla danych adresowych.
State and Country/Territory picklist umożliwia automatyczną weryfikację i normalizację danych adresowych, co może zwiększyć efektywność pracy i zmniejszyć liczbę błędów wynikających z wprowadzania danych przez użytkowników. Ta funkcja może być również wykorzystywana w procesie automatyzacji, umożliwiając łatwiejsze mapowanie i przetwarzanie danych.
Funkcja State and Country/Territory picklist- praktycznie zastosowanie
Wyobraźmy sobie sytuację w której nasza firma współpracuje z 3 różnymi krajami i potrzebujemy raportu aby zobaczyć w którym kraju lub regionie osiągamy najlepsze wyniki.
Pole “Kraj” jest polem tekstowym i pojawiają się w nim wartości takie jak: Polska, Poland, Polksa, PL, polska. Patrząc na nie wiemy że dotyczą one jednego kraju, ale w przypadku raportowania wyczyszczenie i ujednolicenie takich danych zajmuje wiele godzin pracy, często bez gwarancji że problem nie pojawi się w przyszłości.
W tym miejscu na przeciw wychodzi nam funkcjonalność State and Country/Territory picklist w Salesforce. Po jej włączeniu pole kraju, terytorium lub stanu przyjmuje wartość picklisty. Co znacząco ułatwia zachowanie jednolitych danych i skraca czas tworzenia raportów. Dodatkowo jest możliwość ograniczenia owych picklist do wartości z których korzystamy w codziennej pracy a w razie potrzeby do ich rozszerzenia.
Konfiguracja funkcjonalności State and Country/Territory picklist – etapy
A co w przypadku gdy korzystamy już z Salesforce od dawna i w naszej bazie są tysiące rekordów? Włączenie funkcjonalności State and Country/Territory picklist składa się z kilku etapów.
Pierwszym z nich jest określenie stanów oraz krajów, które będą dostępne na Twojej pickliście.
W drugim kroku Salesforce wymaga przeskanowania organizacji. Po zakończeniu skanowania otrzymasz dwa e-maile. Jeden zawiera dane adresowe, które należy przekonwertować na wartości listy wyboru. Drugi zawiera odniesienia do tych danych w raportach, widokach list, regułach sprawdzania poprawności i innych dostosowaniach.
Kolejnym krokiem jest ujednolicenie już istniejących danych. Patrząc na przykład powyżej pojawią nam się wartości takie jak Polska, Poland, Pl, Polksa, polska i dla każdej z nich możemy przypisać wartość picklisty “Polska”. Sytuacja wygląda analogicznie w przypadku stanów lub województw.
Ostatnim krokiem jest zastosowanie wszystkim zmian, włączenie picklist dla Krajów oraz Stanów i ponowne przeskanowanie organizacji.
Funkcjonalność State and Country/ Territory picklist Salesforce – korzyści
Po skonfigurowaniu funkcjonalności State and Country/Territory picklist, użytkownicy będą mieli dostęp do znormalizowanej listy stanów i krajów/terytoriów. Co ułatwi wprowadzanie i przetwarzanie danych adresowych w Twojej firmie. Wprowadzenie powyższych zmian zajmuje stosunkowo mało czasu, za to niesie za sobą wymierne benefity. Przede wszystkim przejrzystość i ujednolicenie danych. Jednak ważne jest też, skrócenie czasu ich wprowadzania. Łatwość w raportowaniu, a to wszystko przekłada się na podejmowanie świadomych i trafnych decyzji biznesowych.
Kornela Mikołajczyk
Salesforce Administrator